 |
|
|
|
|
Sekojošo organizāciju dalībnieks:
|
|
|
|
|
T.: +371 67545995
T.: +371 26613388
info@storagesolutions.lv
|
|
|
 |
|
 |
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kāpēc?
Tradicionāli, primārais ieguvums ir, izmaksu ietaupījumi, un tie ir fokusēti uz tādām sfērām, kā novietojuma izmaksu atšķirība starp dārgām biroja telpām ar nelielu ietilpību un uzglabāšanas vietām ar augstu ietilpību un zemām izmaksām neaktīvajai dokumentācijai. Dokumentācijas pārvaldība bieži tiek ieviesta organizācijā, brīdī, kad rodas viena vai vairākas vadības problēmas, un nepieciešams veikt darbības to risināšanai. Zemāk sniegts diagnostikas kontroles saraksts, kas var atklāt nepieciešamību pēc sistemātiskas dokumentācijas pārvaldības visas organizācijas ietvaros izmantojot mūža cikla pieeju.
|
 |
- Menedžeri pavada pārāk daudz laika, gaidot uz dokumentācijas saņemšanu vai veicot tās meklēšanu; dokumentus, kas nepieciešami klientiem, darbiniekiem, auditoriem, sabiedrībai, juristiem u.c., kļūst arvien grūtāk atrast, un reizēm tas pat ir neiespējami
- Nozīmīgi dokumenti dažreiz tiek neatgriezeniski likvidēti vai izmesti, nesaņemot tam pilnvarojumu
- Birojos bez vajadzības atrodas pārāk daudz dokumentu, kas vairs nav nepieciešami ikdienas darījumu kārtošanai, patreizējās uzglabāšanas sistēmas vairs nenodrošina pieaugošā apjoma uzglabāšanu
- Biroja telpas tiek arvien vairāk piepildītas ar dokumentu skapjiem – katram no kuriem ir nepieciešama .49 m2 liela vieta uz grīdas (skapja korpuss, dokumentu vieta, un cita personāla eja), bez tam, izvelkot atvilktni, pa eju gar dokumentācijas skapi iziet nav iespējams
- Darbiniekiem rodas morālas dabas problēmas strādājot ar pieaugošu dokumentācijas apjomu strauji sarūkošā brīvajā vietā
- Nepastāv uz noteiktu politiku balstīti saglabāšanas grafiki, „vecie” dokumenti tiek uzglabāti pēc principa „katram gadījumam”, un ir sakrauti bēniņos, pagrabos, skapjos un gar sienām, jo neviens īsti nezina, ko ar to iesākt
- Svarīgu ļoti nozīmīgu dokumentu (piemēram, ļoti būtiski dokumenti, arhivējami dokumenti) aprite notiek neidentificētā un neaizsargātā veidā – daži šādi dokumenti var tikt vienkārši izmesti
- Neaktīvie dokumenti tiek pārvietoti uz nelabvēlīgām vietām, kā pagrabiem, bēniņiem, garāžām, sienas skapjiem, pamestām ēkām, un nepastāv ne adekvāts to novietojuma saraksts, ne arī efektīvs rādītājs (indeksēšanas sistēma), ar kura palīdzību iespējams noskaidrot, kas kur tiek uzglabāts
- Dokumenti ir pakļauti putekļu, netīrumu, grauzēju, insektu, pelējuma utt. iedarbībai – tas viss paātrina dokumentu sabojāšanos
- Dokumentu uzglabāšanas vietas aktīvajiem un neaktīvajiem dokumentiem, kā arī digitālajiem datu nesējiem neatbilst nacionālajiem klimata kontroles standartiem
- Neskatoties uz piedāvātajām iespējām, pastāv neskaidrība attiecībā uz dažādiem dokumentācijas uzglabāšanas tehnoloģiju veidiem, priekšrocībām, ierobežojumiem un piemērojamību
- Datoriem kopumā (ne tikai tīkla koplietošanas failiem) netiek regulāri veiktas dublējuma kopijas, un visi dati netiek nogādāti uz drošu novietojumu ārpus biroja (dublējuma kopijas diska novietošana blakus datoram nepalīdzēs gadījumā, ja ugunsgrēks iznīcinās biroju)
- Politikas un procedūru rokasgrāmatu trūkums efektīvās apiešanas ar informāciju procesa standartizācijai
- Kad nav atrodami dokumenti, kas nepieciešami klientiem vai auditoriem, cieš korporatīvais tēls
- Radušies apstākļi (piemēram, ūdens noplūde no ūdensvada, ugunsgrēks, plūdi, tiesas darbi, apgrūtinoši auditi, utt.), kas atklāj dokumentācijas uzglabāšanas trūkumus
Gandrīz katra biznesa visā pasaulē nozīmīgākās prioritātes ir darba izmaksu samazināšana un darbinieku produktivitātes palielināšana. Augstā līmenī organizētas un sistemātiskas dokumentācijas pārvaldības programmas, kas ietver visus dokumentus, neatkarīgi no to veida vai novietojuma, esamība, spēj nodrošināt tik ļoti nepieciešamo ražīguma pieaugumu un darba izmaksu samazinājumu.
|
|
|
|
|
|
|