Funkcijas

• Organizācijas dokumentācijas inventarizācijas veikšana, lai identificētu dokumentāciju saskaņā ar tās veidu, novietojumu, apjomiem un nosacījumiem, kādā tiek uzglabāta dokumentācija. Inventarizācijas rezultātā noskaidrojās dažādas tālākās darbības (piemēram, būtiskākās dokumentācijas identificēšana, privātuma un konfidencialitātes jautājumi, noteiktas tehnoloģijas pielietošanas iespējas)
• Izmantojot no dokumentācijas inventarizācijas un likumīgiem izpētes instrumentiem iegūto informāciju, tiek izstrādāti saglabāšanas grafiki visiem organizācijas dokumentācijas veidiem neatkarīgi no tās formas (papīra vai digitāla) vai atrašanās vietas. Risināmo jautājumu lokā ietilpst: cik ilgi nepieciešams saglabāt dokumentāciju, nodrošinot uzglabāšanas metodes birojā un vēlāk, īpaši tam paredzētā vietā ārpus biroja telpām, konfidencialitātes un drošības jautājumi, statusa - būtiska vai arhivējama dokumentācija definēšana, veids, kādā informācija tiek ierakstīta (papīrs, filmiņa, lenta, utt.), un kā no tās notiek atbrīvošanās – iznīcinot vai pārvietojot uz pastāvīgu uzglabāšanas vietu
• Būtiska dokumentācija ir tāda, kas satur informāciju, kas ir izšķiroša organizācijas pastāvēšanai dabiskas vai cilvēka izraisītas nelaimes gadījumā. Līdz pat 90% no uzņēmumiem nespēj turpināt darbību ilgāk kā divus gadus pēc tam, kad iznīcināta to būtiskākā dokumentācija. Daļa dokumentācijas ir unikāla; tas nozīmē, ka pastāv tikai viena attiecīgā dokumenta kopija. Būtiskās dokumentācijas programma, kas ir lielāka biznesa atjaunošanas plāna daļa, izmanto vairākas stratēģijas, lai nodrošinātu piekļuvi būtiskākajai informācijai (Disaster Recovery Plan – plāns atjaunošanai pēc nelaimes, InfoKeeper – informācijas saglabātājs)
• Aktīvo dokumentu menedžments ir neatņemama visaptverošās dokumentācijas pārvaldības programmas sastāvdaļa. Šī funkcija ir īpaši svarīga, jo šī dokumentācija izraisa lielākos izdevumus, kas saistīti ar vietas, personāla resursu, aprīkojuma patēriņu un aprīkojuma nepieciešamību. Aktīvo dokumentu funkcijas mērķis ir samazināt izmaksas, taču vienlaikus palielinot iedarbīgumu un efektivitāti darba vietā. Lai sasniegtu šos mērķus, katras organizatoriskās vienības dokumenti tiek aplūkoti no tādiem skata punktiem, kā informācijas uzglabāšanai izmantojamais datu nesējs, fiziskais novietojumus piekļuves dokumentācijai nodrošināšanai, un sistēmu kas vislabāk piemērotas katram noteiktam dokumentu veidam, klasifikācija
• Neaktīvo dokumentu menedžments ir stratēģija, kas paredzēta pastāvīgai dokumentu, kad tie iegūst neaktīvu statusu (bieži tiek definēts, kā atsauces koeficents, kas ir mazāks par vienu meklēšanas reizi dokumentācijas atvilktnē mēnesī), pārvietošanai prom no dārgākajām biroja telpām. No biroja telpām aizvestā dokumentācija parasti tiek novietota lielas ietilpības un zemas izmaksas nodrošinošā dokumentu uzglabāšanas vidē. Šādā vidē darbaspēka, vietas, plauktu un cita aprīkojuma izmaksas ir daudz zemākas, kā biroja vidē. Neaktīvo dokumentu pārvietošanu nosaka dokumentācijas saglabāšanas programmas, politika, procedūras un grafiki. Ietaupījumi, ko rada neaktīvo dokumentu pārvaldības nodrošināšana, ir ievērojami: piemēram, Sendijs Santori (Sandy Santori), Kanādas Britu Kolumbijas apgabala menedžmenta pakalpojumu ministrs, 2002. gada runā paziņoja, “Trīs (dokumentācijas) privātās uzglabāšanas līgumi radīja ietaupījumus $2.3 miljonu laikā pēdējā finansu gadā. Ir aprēķināts, ka par katru dolāru, kas iztērēts, lai uzglabātu [700,000 kastes] dokumentu šajos uzglabāšanas centros, valdība [Britu Kolumbijas] ietaupa četrus dolārus.” Avots - Prism International, (autortiesību īpašnieks) 2004
• Vidēji trīs procenti no organizācijas visas dokumentācijas ir kvalificējami kā arhivējama dokumentācija, un tādejādi tai ir vērtība kompānijas mūža garumā. Arhivējama dokumentācija, kas dažreiz tiek saukta par "korporatīvo atmiņu”, veidojas no pagātnes un tagadnes dokumentācijas, parādot ilgtermiņa izaugsmi, attīstību un atbildību akcionāru priekšā. Tā arī fiksē ilgtermiņa darbības un aktivitātes. Dokumentācija ar arhivējamu vērtību parasti ir ietilpināma vienā no šādām kategorijām: vēsturiska, juridiska, fiskāla vai informatīva
• Par būtisku dokumentācijas pārvaldības daļu ir kļuvušas attēlveidošanas tehnoloģijas. Dokumentāciju ir nepieciešams analizēt, lai noskaidrotu, vai to uzglabāšanai ir piemērojama digitālās attēlveidošanas vai mikrofilmu tehnoloģijas. Mikrofilmas arvien vēl ir piemērotākā tehnoloģija, it īpaši dokumentācijai, kam nepieciešama absolūta dokumentu nedalāmība vai pret kuru pastāv ilgtermiņa saglabāšanas prasības. Mikrofilmas sniedz tādas labās īpašības, kā zema cena, viegla dokumenta iegūšana, izmantošana un dublējumkopiju veidošana, un datu nesēja veids, kas plaši tiek izmantots svarīgu dokumentu uzglabāšanai. Optisko disku sistēmas ir iespējams izmantot, lai ieskanētu uz papīra esošu dokumentāciju nodrošinot citas vērā ņemamas iespējas; tai skaitā liela datu apjoma uzglabāšanu, ātru datu iegūšanu, ātru izdruku kopā ar citām digitālo sistēmu sniegtajām priekšrocībām, kā piemēram, lielu pārsūtīšanas ātrumu uz citām vietām. Dažas tehnoloģijas nodrošina vienlaicīgu skanēšanu un fotografēšanu saglabāšanai mikrofilmās
• Formu pārvaldība ir nozīmīga dokumentācijas pārvaldības sastāvdaļa. Lielāko dokumentācijas apjomu jebkurā organizācijā veido drukāta vai elektroniska dokumentācija. Formas sekmē darbu ar patreizējiem un mainīgiem datiem. Tās palīdz fiksēt vai dokumentēt diskrētus darījumus. Strādājot kopā ar komandu formas izveidei, dokumentācijas menedžeri var izveidot formu kontroles sistēmas. Šis process ietver (1) procesa vai procedūras analīzi, kas nepieciešama formas lietošanai, (2) identificēšanu, kur formu ir nepieciešams izvietot specifiskā biznesa procesā, (3) formas izkārtojuma un noformējuma izveidi, (4) formas augšupielādi vai drukāšanu (ja tā ir digitālā formātā), vai tās izdrukāšanu un piegādi (ja tā ir uz papīra), un (5) izplatīšanu starp formas lietotājiem. Šī darbība dokumentācijas menedžeriem veido iespēju piedalīties nozīmīgā dokumentācijas izveides stadijā, lai samazinātu ilgtermiņa izmaksas un paaugstinātu darba ražīgumu